Lean, ekstremprosjektering og statlige flaskehalser

Lean, ekstremprosjektering og statlige flaskehalser

Prosjekteringsarbeid er ofte en tidkrevende prosess som krever store ressurser, detaljert planlegging og offentlige godkjennelser. Med utgangspunkt i utfordringene forbundet med slikt arbeid har Lean-metodikken vist seg å være en god tilnærming.

  • IT
Motta nyhetsbrev fra Samferdsel & Infrastruktur

Bård Karlsen i EY (Ernst & Young) har jobbet på begge sider av bordet med forbedringsarbeid og kjenner godt til problemet med at det tar for lang tid med byggetillatelser. Karlsen har jobbet med Lean-prosesser i flere store virksomheter fra industri til sykehus, media, bank, offentlige etater og forvaltning. Vi har snakket med Karlsen for å forstå mer om Lean-metodikken.

Fortell om hvordan du anvender Lean i prosjekter?

- Lean handler om å endre måten man tenker om forbedring og effektivisering. I de fleste tilfeller stiller man ofte det grunnleggende spørsmålet; hvordan kan vi øke inntjening ved redusere kostnadene? I Lean stiller vi et annet grunnleggende spørsmål; hvordan kan vi gjøre det vi gjør bedre og skape mer verdi for kundene? Dette gjør Lean til en tydelig vekst- og kundestrategi, forteller Karlsen.

- Hvis vi kan øke verdiskapningen vil også kostnadene reduseres. Vi begynner med å kartlegge prosessene og identifisere aktiviteter som skaper verdi og hva som ikke skaper verdi for kunden. Dette defineres etter strenge kriterier. I byggeprosjekter er det mye feilretting og venting som ikke skaper verdi for kundene. Vi prøver derfor å finne aktiviteter som kan elimineres. Slik kan vi frigjøre tid og få mer rom til å gjøre det som er verdiskapende,  forklarer Karlsen.

Forskjellige faser av Lean

Kan man uten videre fjerne en aktivitet i et byggeprosjekt?

- Ja, det er for eksempel utrolig mange overleveringer av oppgaver som går fra en person til en annen og to personer må sette seg inn i oppgaven. Det er også veldig store forskjeller på ulike faser i et byggeprosjekt. Et prosjekt er delt i to ulike faser, selve prosjekteringer hvor man tegner og planlegger bygningen og den faktiske gjennomføringen. De to prosessene er veldig ulike og har også ulike aktiviteter som ikke er verdiskapende, forteller Karlsen.

- I selve gjennomføringen ønsker man en god flyt fra materialer ankommer byggeplassen til de monteres opp, dvs synkronisering av logistikk og aktører Den foregående prosessen er en mer kunnskapsintensiv prosess hvor man samler inn kunnskap om kundens behov, om området du skal bygge på og mye annen kunnskap. Det kritiske her er å involvere alle interessenter så tidlig som mulig slik at man får inn all tilgjengelig informasjon og kunnskap så tidlig som mulig for å unngå unødvendig feilretting og merarbeide. Dersom kunnskapen ikke finnes kan dette genereres gjennom korte læringssløyfer gjennom tidlige prototyper og tidlig involvering slik at du kan designe bygg som passer kundens ønsker, sier Karlsen.

- Selv om alle fasene i en byggeprosess er mer kunnskapsintensive, handler jo tidlig fase i prosjektene stort sett om å samle inn og bearbeide informasjon om kundenes behov, grunnforhold, ulike andre føringer osv før man deretter kommer opp med ulike løsninger. Derfor er det svært viktig å involvere alle interessenter og leverandører så tidlig som mulig i prosessen som kan tilføre relevant informasjon, forteller Karlsen.

Infrastruktur og smart tenkning

Har du konkrete eksempler på hvordan Lean har gitt gode resultater?

- Vi har vært med i flere byggeprosjekter. Det siste vi har vært involvert i er utbygging av infrastruktur for telekom hvor vi blant annet reduserte gjennomføringstiden med over 80 %. Dette er kanskje ekstremt, men vi ser at det finnes betydelig potensial for reduksjon og å tenke smartere, sier Karlsen.

- Vi har også jobbet mye med Plan- og bygningsetaten med å korte ned saksbehandlingen for byggetillatelser. Mange klager på at det tar lang tid og det er ingen tvil om at er et stort potensial i å forbedre dette. Spesielt kan myndighetene bli betraktelig tydeligere på hva som kreves av informasjon og tydelig på kravene og hva som er viktig. Samtidig må også byggebransjen innse at når de naturlig nok ofte prøver å tøye grensene så vil dette kunne kreve lengre saksbehandlingstid, forklarer Karlsen.

- Dette resulterer i tyngre saksbehandlingsprosesser for å få det godkjent. Når myndighetene skal godkjenne prosjektene må utbyggere og etatene jobbe tettere for å få inn all relevant informasjon inn så tidlig som mulig og sørge for at sakene blir riktig belyst fra alle sider så tidlig som mulig. Man sender ofte dokumenter med masse uklarheter som fører til runder med avklaringer som tar lang tid. Hvis man samler alle personene i samme rom tidlig i prosessen kan man unngå dette, forteller Karlsen.

- Det dreier seg om å standardisere hvilken informasjons og kunnskap som må innhentes. Kompliserte byggesaker handler om å investere i å definere hvilken type informasjon og personer man trenger. Det er dette Lean handler om.

Lean-metodikken

Hvor kommer Lean-metodikken fra?

- Lean kommer fra Toyota og produksjonsbedrifter. De fleste som snakker om Lean tenker på Toyota Production Systems, nemlig hvordan Toyota presterer på samlebåndet. Ikke like mange kjenner til at måten Toyota driver design og utvikling av nye modeller har lagt inspirert mye av det som i dag går under Lean-metodikken, forteller Karlsen.

- En up-front aktivitet hvor man finner ut hva man skal gjøre og gjennomføring hvor aktiviteter synkroniseres og gjøres i riktig rekkefølge. Hvis man bruker metodene fra samlebåndet på up-front prosesser går det ofte galt. I up-front prosessene må man må lære, samle, håndtere og forstå informasjon. Dette er iterative prosesser som resulterer i at man finner ut hva man skal gjøre. Det handler om innhenting av Informasjon og læring hele tiden, forteller Karlsen.

Hvor utbredt er Lean i dag?

- Blant entreprenørene begynner det å bli en del som har en eller annen form for Lean initiativ gående og som begynner å vise resultater. Vi har selv hovedsakelig erfaring fra større byggeprosjekter og ikke veibygging, men jeg vet at Skanska, PEAB, Veidekke og mange andre har veldig spennende initiativ på dette, avslutter Karlsen.

SELVKJØRENDE/21. september 2018

Tester selvkjørende brøytebiler på Oslo lufthavn i vinter

Siden 2010 har Avinor hatt en visjon og et ønske om å automatisere vintervedlikehold. I mars ble autonom snørydding demonstrert på Fagernes lufthavn, og i vinter tar Avinor steget videre med testing av to selvkjørende brøytekjøretøy på Oslo lufthavn. Prosjektet er et av de første i verden der store maskiner skal kjøre autonomt, og sørge for å holde flyplassområder snøfrie. Les hele saken

TRIKK/21. september 2018

Anskaffelsen av nye trikker til Oslo fortsetter med full styrke

Oslo byfogdembete har gitt Sporveien fullt medhold og nekter Siemens innsyn i taushetsbelagt informasjon mellom Sporveien og leverandøren CAF. Siemens har med dette tapt saken som ble anlagt etter at selskapet ikke nådde opp i konkurransen om å få levere de nye trikkene til Oslo. Arbeidet med trikkeanskaffelsen kan dermed fortsette. Les hele saken

SAMFERDSEL/20. september 2018

Samferdselsminister Jon Georg Dale har fått sin habilitet vurdert

Samferdselsminister Jon Georg Dale bad kort tid etter at han blei utnemnd til samferdselsminister om å få sin habilitet vurdert knytt til behandling av visse saker innanfor elektronisk kommunikasjon og sjøtransporttenester. Bakgrunnen var relasjonane han har til Vidar Brein-Karlsen (Huawei Technologies Norway), Reynir Jóhannesson (Ice) og Arne Johan Dale (Havila Shipping). Lovavdelinga i Justis- og beredskapsdepartementet har no kome med sine vurderingar. Les hele saken

Til toppen